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教育综合改革背景下高校学院办公室管理工作探讨
发布时间:2020-03-23 点击: 发布:《教育教学论坛》杂志社
教育综合改革背景下高校学院办公室管理工作探讨
代海风,马林     
(西安工程大学机电工程学院,陕西 西安 710600)
摘要:深化教育综合改革,加快推进一流大学建设,深化“放管服”改革,职权下移,权责分明,提升二级学院活力和动力,激发二级学院管理人员创造力,成为改革重点。二级学院办公室作为学院的综合办事机构,是高校改革的着力点和突破口,通过分析办公室职能定位和现存问题,准确判断现存的显性矛盾,探讨提升办公室综合管理效能,提升服务质量和水平的措施。
关键词:二级学院办公室;行政效能;办公室管理;教育改革        教育教学论坛
Discussion on the Office Management of Colleges and Universities under the background of Comprehensive Education Reform
 
On behalf of sea breeze, Ma Lin
 
(school of Mechanical and Electrical Engineering, Xi'an University of Engineering, Xi'an 710600)
 
Abstract: deepening the comprehensive reform of education, speeding up the construction of the first-class universities, deepening the reform of "management and service", moving down the authority, separating the powers and responsibilities, promoting the vitality and motive force of the secondary colleges, stimulating the creativity of the managers of the secondary colleges, has become the key point of the reform. As the comprehensive office of the college, the office of the secondary college is the key point and breakthrough of the reform of colleges and universities. By analyzing the orientation of the office function and the existing problems, the author can accurately judge the existing explicit contradiction and discuss how to improve the efficiency of the comprehensive management of the office. Measures to improve the quality and level of services.
 
Key words: level II College Office; Administrative effectiveness; Office Management; Educational Reform
中图分类号:G647       文献标识码:A
深化教育综合改革,是高校提高教育质量、追赶超越、争创一流、实现内涵式发展的必由之路,高校改革,既有来自国家发展的源动力,又有高校实现其自身发展使命的源动力。随着高校内部管理体制改革的不断深化,职权下移,二级学院承担越来越多的培养和管理服务任务,提升二级学院活力和动力,对提升高校整体效能具有重要意义。
一、二级学院办公室的职能定位
(一)综合管理
学院办公室是整个学院的综合办事机构,是学院的“大管家”,具有综合管理职能,日常工作中需要配合学院党政部门处理一切事务性工作,包括人事、职称评审、档案、财务、后勤、采购等方面,此外,还需要组织会议、草拟公文、接待来宾等。
(二)参谋助手
在处理好事务性工作的同时,做好参谋工作,发挥参谋职能也是办公室的重要职能。学院办公室要做好调查,协助领导做出科学决策;决策过程中,收集整理各方意见,结合实际情况和各种影响因素,向领导提出合理建议;决策实施过程,监督决策实施效果,督促决策更好落实,要抓大事、急事和难事,积极主动、及时有效地督促解决;同时收集决策实施后的各方反馈,查看实施效果,总结经验教训以方便日后工作。
(三)沟通协调
首先,学院各部门在遇到联合办公情况下,需要学院办公室来统一协调,明确分工共同配合,在最短时间内完成任务;其次,学院办公室负责协调各部门关系,对于一些重要事件、涉及师生切身利益的决策等,学院办公室要快速组织协调各部门进行交流,对于部门成员之间的不同意见,学院办公室要协助达成一致;另外,要及时反馈师生意见,反馈时注意准确性和时效性[2]
(四)服务师生
办公室承担着繁重的工作,服务对象多且复杂,包括学校职能部门、学院领导、学院教师、学院学生和外校来访人员,工作量大且工作种类多。学院办公室大多下设多个专职或兼职办公室工作人员负责处理专业性事务,包括本科教学秘书、本科教务员、研究生秘书和科研秘书等。
二、二级学院办公室工作存在的问题
(一)工作任务重,人员缺乏合理配置
随着学校职权下放,二级学院办公室在做好日常服务工作的同时承担着更多的管理工作,事务性工作越来越多,工作量远超预计,同时存在部分责任权力不对等现象,进一步增加了学院办公室工作任务量。高校为提高专任教师比例,不断减少行政管理人员招聘人数,造成二级学院办公人员缺乏,一岗多职,一岗多责现象严重,存在专任教师兼职管理工作现象,工作可持续性不足。
(二)工作重复率高,有效完成效率低
二级学院办公室对接学校各个职能部门,是职能部门所需信息的第一手来源,在高校抢抓机遇,实现追赶超越背景下,学校各项工作的时效性要求越来越高,学校不同职能部门下达任务时互不通气,经常同时把大量的、重复的工作下发到办公室,同时办公室工作人员分布较分散,权责不清,安排任务出现推诿,造成办公室有效工作时间少,工作效率低。
(三)工作量大,待遇低,晋升空间不足
二级学院办公室工作任务量不断增加和工作要求不断提高,但是相应的工作地位和工作待遇却没有提高。高校历来重视专任教师的发展培养,对专任教师有完整的培训体系和晋升制度,专任教师在收入、工作量、工作时间弹性和重视程度上都远高于办公室人员,这与高强度、低收入的办公室工作形成巨大反差,使得办公室工作人员容易产生消极情绪,看不到发展空间,工作积极性不够高的局面[3]
(四)制度不够完善,信息化建设有待加强
学院办事制度不完善,责任权利清单不明,缺乏完整的办事体系,缺乏对办公室工作的整体架构的科学布局,一些重要的办事流程和规范不完善,重要责任和权利分布不清,不利于办公室工作的可持续发展。办公系统以及数字化应用不够充分,现代化的管理方式在推广实施上存在问题,一些数字化的管理系统存在盲目开发,应用效率低的问题,制约着工作质量和效率的提升,同时二级学院未能整体布局建设自己学院的数据库,数字化建设缺失,信息化程度低,不利于提升学院行政效能[4]
三、二级学院办公室效能提升的思考
(一)重视办公室建设,推进生态文化建设
做好学校方面的顶层设计,重视学院办公室工作,系统、全面的对办公室人员进行培训,建设学习型办公室,着重对管理能力、协调能力、公文写作能力、接待能力等进行培训,提高办公室工作人员的能力,提升二级学院的整体办事效能[5]。根据实际工作需求及时增补二级学院办公室缺编岗位,岗位的设置以增强学院运转效能、提高工作效率为目标,遵循管理队伍的发展规律,科学合理地设置岗位,根据岗位特点的不同,明确各岗位基本职责和权利,打通办公室人员AB角互换机制。
(二)坚持服务需求和成效导向,推动信息化建设
推动全校信息化建设,数字办公系统应可持续发展,设计者应在充分调研的基础上合理设置,完善电子信息数据库。充分发挥管理人员的主动性,二级学院办公室工作人员将数据资料按照学校档案分类要求正确分类处理后上传到学校信息库中,各部门需要什么信息,自行到数据平台进行调取,从而提高全校管理效能。
(三)加强制度建设,优化激励机制
根据办公室工作性质和特点,建立一整套办公室工作规范流程,建构合理的考核评价及激励机制,保证评价的透明化和制度的合理性,科学制定考核模式,采用定性和定量结合的评价方法,采取周边绩效和任务绩效结合的方式进行考核,提升办公室工作人员对自身岗位的认同感和归属感。
四、小结
提高教育质量,改革不断往纵深发展,职权下移,实现内涵式发展,造成二级学院办公室的工作量不断增加,信息化建设不足、制度不完善,制约着办公室管理效能的提升。为解决这类问题,一是高校应重视办公室生态文化建设,加大培训力度,提高办公室工作人员的办事能力;二是要坚持服务需求,成效导向,不断推进学校和学院信息化建设,完善切实有效的办公平台,公开办事服务流程;三是不断加强制度建设,科学制定考核评价模式,不断优化激励机制,提升二级学院办公室的管理效能,提升服务质量和水平,进一步提升学校的管理效能和服务质量水平。
 
参考文献:
[1] 王建尤.高校二级学院办公室行政管理的功能定位及实践[J].湖南科技学院学报,2013,34(06):145-146.
[2] 严华,李江.当前高校二级学院办公室工作存在的问题与对策研究[J].科技视界,2014(33):154.
[3]张玉华.关于高校二级学院办公室工作现状的思考[J].课程教育研究,2018(32):252.
[4]曹红珍,郑奇茹.高校二级学院办公室管理效能:影响因素与对策分析[J].教育教学论坛,2012(18):95-96.
[5]胡俊峰.试论如何有效提升高校二级学院办公室管理水平[J].办公室业务,2018(08):12.